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Le « nouveau normal »

Posted by Marco Michaud, Groupe Millenium Micro 22-09-2021 10:15 AM

Certains évènements provoquent des perturbations dans plusieurs sphères d’activités et la pandémie COVID-19 en fait partie. Plusieurs personnes parlent du « nouveau normal », car certaines choses ne seront plus jamais les mêmes. En affaires, les bouleversements sont des occasions de se réinventer. Nous avons donc décidé de regarder les changements technologiques que cette pandémie provoque dans les entreprises canadiennes.

Vous trouverez tout au long du magazine des articles sur les différentes technologies qui peuvent aider les entreprises à faire face à ces changements.

Télétravail : avantages et inconvénients
Les derniers 18 mois ont démontré aux entreprises et aux employés les avantages et désavantages du télétravail. Selon une étude de Statistique Canada, 90% des télétravailleurs ont déclaré accomplir au moins autant de travail à la maison qu’au bureau. Selon cette même étude, voici certains avantages que les employeurs ont constatés :

  • Augmentation du nombre d’heures travaillées (25%);
  • Augmentation de l’efficacité (24%);
  • Diminution du taux d’absentéisme (19%);
  • Amélioration de l’organisation du travail (20%);
  • Amélioration de la qualité du travail (18%).
Cependant, le télétravail n’est pas facile pour tout le monde. Ce fut le cas des parents ayant des enfants en bas âge, surtout lorsque les écoles étaient également fermées et que ceux-ci devaient les accompagner dans leurs apprentissages scolaires. Ce n’est pas tout le monde qui est discipliné pour travailler de la maison. Sans oublier que le manque d’interactions avec les collègues a eu des répercussions sur la santé mentale de certains travailleurs.

Voici un autre désavantage : la hausse du nombre de rencontres entre les membres d’une équipe. Les discussions autour de la machine à café n’existent plus, donc pour poser une simple question, une rencontre est nécessaire. Il est également plus difficile de garder un esprit d’équipe et de collaboration au sein de l’entreprise.

Étude de la BDC réalisée en février et mars 2021
Avec une grande partie de la population vaccinée, les entreprises commencent à planifier le retour au bureau. Selon une étude de la BDC, 74% des dirigeants de PME permettront à leurs employés de poursuivre le télétravail à temps plein ou partiel. Nous devons repenser les espaces de travail et nos technologies de l’information.

Nouveaux espaces de travail
Afin d’économiser en coûts d’exploitation, les entreprises pourront avoir des locaux moins grands pour le même nombre d’employés. Cependant, il faudra des bureaux non assignés dans des aires communes. Ces bureaux devront permettre une connectivité facile pour chaque employé, peu importe son équipement informatique. Notre recommandation est d’avoir un moniteur relié à une station d’accueil universel qui se branchera à un portable grâce à un seul fil USB-C. Ce fil va s’occuper de faire passer le signal vidéo pour le moniteur ainsi que de recharger l’ordinateur.

Comme les bureaux ne sont pas assignés, il faudra penser à une solution pour le rangement des effets personnels, comme des casiers. Millenium Micro a des partenaires de casiers intelligents qui permettent l’accès à des casiers aux employés sans avoir à gérer les clés.
Salles de réunion
Puisqu’une partie des employés seront présents au bureau, les réunions virtuelles devraient se poursuivre. Selon la taille de votre organisation, vous devez prévoir des salles de réunion de différentes tailles :

  • Petite pour 2 à 3 personnes;
  • Moyenne pour 4 à 6 personnes;
  • Grande pour 7 à 14 personnes;
  • Très grande pour 15 à 25 personnes.

Les salles devront être équipées technologiquement afin de rendre les rencontres efficaces. Les solutions de salles de conférence des manufacturiers Logitech ou Yealink sont complètes et très faciles d’utilisation.

Une informatique repensée
Afin de permettre à votre équipe d’être mobile, vos technologies doivent être adaptées. Par exemple, les employés doivent tous être équipés d’ordinateurs portables afin de pouvoir travailler de n’importe où (maison, bureau, salle de réunion, hôtel, restaurant, etc.).

Pour faciliter cette mobilité, vous devez maximiser l’espace de travail moderne de Microsoft, soit l’environnement Microsoft 365. Vos fichiers d’entreprise se retrouvent dans SharePoint, vos fichiers personnels dans OneDrive, les notes dans OneNote et les communications par Teams. Votre système téléphonique doit aussi être intégré à votre environnement Teams. Ainsi vos employés pourront communiquer facilement, peu importe où ils sont. Il faudra donc les équiper d’un bon casque d’écoute pour bien entendre et être bien entendu, peu importe l’environnement sonore.

Il se peut que certaines applications ne puissent pas être déplacées dans l’infonuagique. Ces dernières peuvent rester sur des serveurs physiques ou virtuels, accessibles pour les utilisateurs via une ouverture de session par réseau virtuel privé (VPN).

Lorsque nous offrons une mobilité aux employés, un aspect est souvent négligé : la sécurité. À l’extérieur de votre environnement d’entreprise, vos employés ne sont pas aussi bien protégés. Ils n’ont pas à la maison un puissant pare-feu qui leur apporte une certaine protection. Cependant, il existe des solutions pour permettre cette mobilité sans trop compromettre la sécurité de votre entreprise. Premièrement, tous les systèmes qui sont accessibles de l’extérieur (ex. : Microsoft 365, VPN) doivent être protégés par une authentification multiple. Ensuite, les portables doivent avoir accès à un service DNS sécurisé. Le DNS est le service qui transforme le nom des sites Web en adresse IP. Un service DNS sécuritaire va vous protéger des faux sites Web (ex. : gooogle.ca). Ces protections s’ajoutent aux principes de base d’avoir des logiciels toujours à jour ainsi qu’un excellent antivirus.

Naturellement, pour qu’un tel changement puisse se produire dans une entreprise, vous ne devez pas oublier de former vos employés adéquatement.

Les meilleures entreprises trouvent toujours le moyen de s’adapter face aux défis. La pandémie est une nouvelle opportunité pour se démarquer. Le télétravail est là pour rester. Il y a trop d’avantages pour le négliger, surtout en contexte de pénurie de main-d’œuvre pour les prochaines années. Les technologies peuvent vous aider à relever les défis et nos affiliés pourront vous assister afin de les implanter et de les soutenir adéquatement.

Marco Michaud, Groupe Millenium Micro.
www.milleniummicro.ca